Applied Sciences for Life – in diesem Sinne verfügt die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf über ein einzigartiges, alle Lebensgrundlagen umfassendes Fächerspektrum. Über 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie 169 Professorinnen und Professoren sind an vier Standorten (Freising, Triesdorf, Straubing, Schlachters) beschäftigt und arbeiten gemeinsam an einer nachhaltigen Zukunft.

• administrative Unterstützung bei der Vorbereitung, Betreuung und Dokumentation von Forschungs- und Transferprojekten
• Pflege projektbezogener Daten, Unterlagen und Bescheide sowie Unterstützung bei administrativen Projektabläufen
• Einholung, Zusammenstellung und Nachverfolgung erforderlicher Unterlagen, Freigaben und Unterschriften
• Unterstützung bei Beschaffungs-, Bestell- und Abrechnungsprozessen sowie Abstimmung mit den zuständigen Serviceeinheiten der Hochschule
• Terminmanagement für die Vizepräsidentin bzw. den Vizepräsidenten für Forschung, die Geschäftsleitung sowie weitere Mitarbeitende des ZFW
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Teamveranstaltungen und Gremiensitzungen
• Betreuung zentraler Funktionspostfächer und Unterstützung der internen Kommunikation
• Nachverfolgung von Pflichtunterweisungen, Schulungen und weiteren Anforderungen im Bereich Arbeitssicherheit
• Verwaltung von Räumen, Fahrzeugen und weiteren Ressourcen des ZFW
• Unterstützung bei Veranstaltungen des Bereichs (z. B. Anmeldemanagement, Teilnehmendenbetreuung, Veranstaltungsunterlagen und organisatorische Nachbereitung)

• ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Serviceorientierung
• selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für digitale Verwaltungsprozesse
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Akteurinnen und Akteuren
• idealerweise Erfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder Verwaltungsumfeld z. B. als Teamassistenz
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse sind wünschenswert, aber nicht Voraussetzung

Einstellungsvoraussetzungen

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, beispielsweise zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder zur Kauffrau/zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, über den Beschäftigtenlehrgang I (BL I) oder über eine vergleichbare Qualifikation.